Contexte et enjeux pour les PME
La nLPD est entrée en vigueur le 1er septembre 2023 en Suisse et a profondément renforcé les obligations des entreprises en matière de protection des données personnelles.
Cette nouvelle loi élargit les droits des personnes concernées et impose des mesures techniques et organisationnelles concrètes.
Ces exigences ne laissent plus de place au hasard : il faut désormais pouvoir prouver des processus et des contrôles.
Pour une PME, l’enjeu est concret et quotidien.
Dossiers RH, contrats clients, pièces comptables et échanges avec des prestataires contiennent des données personnelles qui circulent souvent de façon dispersée. Cette dispersion rend la mise en conformité techniquement difficile et expose l’entreprise à des risques juridiques et réputationnels en cas d’incident.
Les autorités et les guides pratiques destinés aux PME insistent sur la nécessité d’engager des mesures pragmatiques et adaptées à la taille de l’entreprise pour répondre à la nLPD.
La GED : levier technique et preuve de conformité
La gestion électronique de documents est aujourd’hui un outil central pour répondre à ces obligations. En centralisant l’ensemble des documents dans un espace structuré et sécurisé, la GED supprime la fragmentation des données et permet d’appliquer uniformément des mesures de sécurité (chiffrement, sauvegardes, gestion des accès).
Les solutions de GED modernes offrent une traçabilité fine : chaque consultation, modification, export ou suppression peut être horodatée et rattachée à un compte utilisateur, fournissant la piste d’audit exigée par la réglementation.
Par ailleurs, la gestion des droits et des workflows intégrés garantit que seules les personnes habilitées accèdent aux informations sensibles et que les processus (validation de contrats, dossiers RH, archivage comptable) sont contrôlés.
La GED facilite aussi la conservation conforme : règles d’archivage automatiques, alertes avant échéance, historisation des versions et procédures de destruction/rétention documentées.
En pratique, cela réduit le risque d’excès de conservation (qui augmente l’exposition juridique) et évite les suppressions prématurées.
Enfin, en cas de violation, avoir une GED robuste accélère la détection, la réponse et la production de preuves — éléments déterminants pour limiter les conséquences et démontrer la diligence de l’entreprise.
Bénéfices concrets pour vos clients et l’accompagnement Devillard
Pour les clients, la GED se traduit par des bénéfices concrets : réduction du risque opérationnel et juridique, gains de productivité grâce à la recherche et l’automatisation des workflows, et renforcement de la confiance des partenaires et clients via une gouvernance des données affichée et traçable.
Ces gains sont particulièrement significatifs pour les PME où les ressources internes en conformité et IT sont souvent limitées : une GED bien paramétrée réduit considérablement les tâches manuelles des équipes, et diminue les erreurs humaines.
Chez Devillard, nous aidons chaque entreprise à structurer ses documents et à faciliter sa mise en conformité sans complexité technique.
Pour une PME suisse, la GED n’est plus un simple outil de productivité : c’est un instrument stratégique de conformité à la nLPD et un facteur de confiance pour vos clients.
Nous transformons cette obligation réglementaire en opportunité opérationnelle : nous proposons un état des lieux ciblé et un plan d’action concret pour mettre en place une GED sécurisée, traçable et conforme.Prêt à rendre votre gestion documentaire conforme à la nLPD ?