Gestion électronique des documents: retrouvez n'importe quel fichier en quelques secondes.
Combien de temps votre équipe perd-elle à chercher un document, envoyer une pièce jointe, se demander quelle version est la bonne ? Devillard vous accompagne dans la dématérialisation et l’organisation de vos documents — pour travailler plus vite et en toute conformité. Nos solutions sont gérées selon les exigences de notre certification ISO 27001.
Le coût caché du désordre documentaire
Selon plusieurs études, un employé de bureau passe en moyenne 1 à 2 heures par jour à chercher des informations et des documents. Sur une équipe de 10 personnes, c’est l’équivalent de 1 à 2 postes à temps plein consacrés à… rien. Sans compter les erreurs générées par les mauvaises versions de documents, les oublis de validation, les documents perdus lors d’un départ de collaborateur ou les risques liés à des documents sensibles mal sécurisés.
La GED n’est pas un luxe réservé aux grandes entreprises. C’est une réponse concrète et accessible à des problèmes que toutes les PME rencontrent au quotidien.
Bénéfices mesurables pour votre entreprise
- Gain de temps quotidien pour l'ensemble des collaborateurs
- Moins d'erreurs liées aux mauvaises versions de documents
- Conformité facilitée aux obligations légales de conservation
- Sécurité renforcée : accès contrôlé, chiffrement, journaux d'audit
- Continuité d'activité, même en cas de sinistre
Les avantages Devillard
Vos documents sont classés et traçables. Chaque collaborateur est informé des actions que l’on attend de lui.
Notre offre GED pour les PME
Accédez à un nouveau niveau d’organisation et de maîtrise de vos fichiers.
Dématérialisation des documents
- Numérisation et indexation automatique
- Factures, contrats, courriers, fiches RH
- Classement selon vos règles métiers
Archivage électronique sécurisé et conforme
- Horodatage et signature électronique
- Traçabilité de chaque accès
- Conforme aux exigences suisses
Gestion des flux documentaires et des workflows
- Validation automatisée
- Circuits et délais définis
- Alertes uniquement si action requise
Moteur de recherche et accès rapide
- Recherche par type, date, client, projet
- Fini les arborescences interminables
Intégration avec vos outils existants
- Connexion ERP, CRM, Microsoft 365
- Documents synchronisés
Signature électronique: simplifiez votre gestion documentaire
L’intégration de la signature électronique dans une solution de gestion électronique de documents (GED) représente une avancée essentielle pour les entreprises modernes : gain de temps, sécurité des données et conformité légale.
En intégrant une signature électronique qualifiée (SEQ), reconnue par la Loi Suisse sur la signature électronique (LSig), les organisations peuvent garantir l’authenticité, l’intégrité et la valeur juridique de leurs documents numériques.
De plus, les entreprises optimisent la gestion des processus et améliorent leur efficacité tout en réduisant les coûts et les risques liés à la gestion des documents physiques.
Notre partenaire SwissSign
SwissSign, notre partenaire de confiance, est une entreprise suisse de renom et un leader dans le domaine des solutions de signature électronique. En tant qu’autorité de certification, elle sécurise vos données avec un chiffrement répondant aux normes les plus strictes.
Automatisation et simplification des processus
Grâce à des workflows numériques intelligents, les étapes de validation des documents sont automatisées. Les délais sont respectés, les relances fluides, et les erreurs manuelles éliminées.
Simplification des audits et contrôles
Les documents signés sont tracés, horodatés et versionnés, offrant une piste d’audit complète et accessible. Plus besoin de fouiller dans des archives papier : tout est centralisé et intelligemment classé dans la GED.
Conformité légale et archivage sécurisé
Notre solution garantit la valeur probante des documents grâce à un coffre-fort numérique sécurisé. Les signatures électroniques répondent aux exigences légales suisses, rendant vos documents immuables, accessibles et juridiquement valides.
Gestion totalement dématérialisée
L’intégration de la signature électronique permet une gestion entièrement numérique des documents, depuis leur création jusqu’à leur archivage. Tout est traité, signé et stocké de manière électronique, offrant une solution moderne, pratique et écologique.